С 1 сентября 2026 года работодателям нужно учитывать новые правила выполнения квоты для трудоустройства инвалидов. Изменения внесены Постановлением Правительства № 575 от 21.05.2026 и касаются двух практических вопросов: как считать среднесписочную численность при наличии обособленных подразделений и кого можно учитывать в квоте как два рабочих места.
Для директора, HR-специалиста и бухгалтера это не формальность. Ошибка в расчете квоты может привести к претензиям со стороны контролирующих органов и штрафам по ст. 5.42 КоАП РФ. Поэтому лучше заранее проверить численность, структуру компании и текущий порядок закрытия квоты.
Что меняется в расчете квоты
Квота для приема на работу инвалидов рассчитывается от среднесписочной численности работников. До изменений работодатели уже учитывали особенности по филиалам и представительствам, расположенным в других регионах. С 1 сентября 2026 года правило становится шире: при расчете квоты из среднесписочной численности исключаются не только филиалы и представительства, но и иные обособленные подразделения, если они находятся в другом субъекте РФ.
Проще говоря, если головная организация зарегистрирована в одном регионе, а подразделение фактически работает в другом, численность такого подразделения не должна автоматически попадать в расчет квоты по головной компании. Это важно для организаций с региональной сетью: торговых компаний, производственных предприятий, логистики, общепита, сервисных и строительных организаций.
Главная задача работодателя — корректно разделить численность по регионам и не завысить или не занизить квоту. Для этого нужно проверить, какие подразделения фактически являются обособленными, где они расположены и как отражаются в кадровом и бухгалтерском учете.
Обособленные подразделения: на что обратить внимание
Новое правило особенно важно для компаний, у которых есть территориально распределенная структура. Раньше многие работодатели смотрели в первую очередь на филиалы и представительства. Теперь нужно оценивать шире: склады, офисы продаж, производственные участки, сервисные точки и другие подразделения в отдельных регионах также могут повлиять на расчет.
HR и бухгалтерии стоит провести внутреннюю сверку:
- есть ли у компании подразделения в других субъектах РФ;
- как они оформлены в документах;
- какая численность работников закреплена за каждым подразделением;
- по какому региону подается отчетность по квоте;
- не дублируется ли численность при расчете.
Если расчет делать «по старой привычке», можно получить некорректную квоту. Например, компания может посчитать лишние рабочие места для инвалидов в головном регионе или, наоборот, не учесть обязанность по отдельному региону. Оба варианта создают риск споров и штрафов.
Двойной зачёт для ветеранов СВО
Второе ключевое изменение касается двойного зачёта. С 1 сентября 2026 года инвалиды из числа ветеранов боевых действий, участвовавших в СВО, могут учитываться при выполнении квоты как два рабочих места.
Это значит, что один трудоустроенный работник из этой категории закрывает не одну, а две позиции в рамках квоты. Для работодателя это реальная возможность выполнить обязанность быстрее и гибче, особенно если квота небольшая или подобрать кандидатов сложно.
Но важно понимать: двойной зачёт не отменяет требований к оформлению. Работодатель должен подтвердить статус сотрудника, наличие инвалидности и корректно отразить его в отчетности. Также рабочее место должно быть реальным, а трудовые отношения — оформлены по закону. Формальный подход здесь опасен: контролирующие органы оценивают не только наличие документов, но и фактическое выполнение квоты.
Чем рискует работодатель при ошибках
Ответственность за невыполнение обязанности по квотированию предусмотрена ст. 5.42 КоАП РФ. На практике риски возникают не только когда работодатель вообще не занимается квотой, но и когда делает это неправильно: неверно считает численность, не подтверждает закрытие квоты, нарушает порядок отчетности или не может доказать создание рабочих мест.
После изменений 2026 года зона риска расширяется для компаний с несколькими регионами присутствия. Если структура бизнеса сложная, расчет лучше не делать вручную «на глаз». Нужна проверка численности, документов по подразделениям и способа закрытия квоты.
Для бизнеса есть два пути: самостоятельно вести подбор, оформление и отчетность либо передать выполнение квоты специализированной организации. Второй вариант часто удобнее, когда у компании нет ресурсов на поиск кандидатов, адаптацию рабочих мест и регулярный контроль требований.
Заключение
Изменения в квотировании 2026 года требуют от работодателей внимательнее считать численность и учитывать новые возможности двойного зачёта. Особенно важно подготовиться компаниям с обособленными подразделениями в разных регионах и тем, кто хочет закрывать квоту без ошибок и лишней нагрузки на HR-службу.
Если вы не уверены, правильно ли рассчитана квота, стоит провести аудит заранее. Это дешевле и безопаснее, чем разбираться с претензиями после проверки.
Краткий чек-лист: 5 шагов к выполнению квоты
- Проверьте среднесписочную численность работников по каждому региону.
- Определите филиалы, представительства и иные обособленные подразделения.
- Рассчитайте квоту с учетом новых правил с 1 сентября 2026 года.
- Проверьте, можно ли применить двойной зачёт для инвалидов из числа ветеранов СВО.
- Подготовьте документы, отчетность и подтверждение фактического выполнения квоты.
Хотите передать квоту нам? Оставьте заявку — мы рассчитаем стоимость за 2 часа.
Нужен расчёт закрытия квоты?
Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение 2 часов
Запросить расчёт
